Organisez votre évènement à distance !

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En raison de la situation sanitaire, les évènements physiques d’entreprise ne sont pas encore sollicités. La plupart des entreprises se tournent donc vers la technologie pour satisfaire leurs nombreux besoins, notamment en communication interne et externe. Plusieurs outils digitaux sont disponibles pour favoriser la création d’évènements à distance. Si vous projetez donc d’organiser un quelconque évènement, voici quelques étapes efficaces qui mèneront au succès de votre projet.

Définissez vos besoins

Il s’agit de définir quel type d’évènement digital vous souhaitez diffuser en ligne ? S’agit-il d’un séminaire à distance, d’un team-building, d’une réunion, d’un workshop, d’une simple conférence ou d’un spectacle virtuel ? Planifiez votre type d’évènement selon vos principaux objectifs.

Dans cette optique, vous pouvez soit vous contenter de vos propres outils de diffusion digitale, soit bénéficier de l’aide d’un organisateur d’évènement ou bien d’une agence évènementielle pour les projets plus élaborés. Vous pouvez vous rendre sur le site http://www.event-success.com et choisir parmi les solutions digitales les plus conformes à vos demandes, mais aussi à vos objectifs. De ce fait, il est essentiel de créer votre plan pour déterminer votre stratégie.

Organisez vos animations digitales

Les animations digitales comprennent le genre d’ambiance que vous souhaitiez transmettre à vos cibles. Si vous projetez par exemple de renforcer la cohésion sociale et la motivation de votre personnel, créez une animation spéciale pour un voyage incentive efficace. Vos employés pourront alors profiter d’une agréable expérience en ligne en découvrant des activités amusantes comme des soirées en ligne privatisées avec de la bonne musique.

Vous pouvez recourir à des outils performants tels que les casques VR, qui permettent de visionner des images à 360 °C, ou tout simplement au moyen d’un smartphone. Pour vos conférences, vous n’aurez nul besoin de prévoir une salle de réunion. Vous pouvez vous contenter d’aménager agréablement un bureau dans votre domicile et entamer votre visio-conférence en toute tranquillité.

Enfin pour une organisation séminaire ou pour un team-building, il serait plus intéressant d’utiliser tout le potentiel du digital pour fournir un évènement de qualité et mémorable. Ce type d’évènement digital est très important pour maintenir le lien au sein de votre équipe. Proposez ainsi plusieurs formes d’interactions telles que des quizz, des jeux en ligne ou des challenges virtuels amusants. Mobilisez ainsi les plateformes ou les outils qui peuvent permettre ces genres d’action.

Faites la promotion de votre évènement en ligne

Qu’il s’agisse de cibler vos clients, votre personnel, vos partenaires ou bien toutes autres formes d’organismes, il est important de promouvoir efficacement vos évènements virtuels. Incitez donc vos cibles à vouloir participer à votre évènement, tout en appuyant sur les avantages qu’elles peuvent récolter de votre projet. Il pourrait s’agir d’un partage de compétences, d’une opportunité de réseautage ou bien d’un renforcement de lien.

Votre proposition de valeur doit donc être illustrée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs canaux de partage tels que les réseaux sociaux ou l’e-mail. Cela vous permettra également de communiquer la date et l’heure de votre évènement à distance. Bien évidemment, sachez utiliser les bonnes plateformes qui vont cibler vos principaux participants. Si votre cible regroupe vos partenaires ou vos collaborateurs, il serait plus judicieux de les informer de votre évènement via le courrier électronique ou en utilisant les messageries des plateformes professionnelles tel que LinkedIn.

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